Правильная постановка задачи — ключевой фактор успешного достижения результата.
Когда задача сформулирована корректно, шансы на её выполнение значительно возрастают.
Важно чётко понимать, зачем нужна задача, каким образом её выполнить и как организовать процесс.
Определение цели позволяет перейти от абстрактных мечтаний к конкретным действиям: вы оцениваете доступные ресурсы, учитываете ограничения, формулируете задачи, устанавливаете сроки и детально описываете желаемый результат.
Так мечта превращается в план, а план — в реальность.
Для правильной постановки задач используется методика SMART.
SMART — это акроним, образованный от английских слов: Specific (конкретная), Measurable (измеримая), Achievable (достижимая), Relevant (актуальная), Time-bound (ограниченная по времени).
Метод помогает формулировать задачи так, чтобы они были понятными, выполнимыми и соответствовали текущим приоритетам.
Особенно эффективен SMART при установке краткосрочных и среднесрочных целей — например, на день, неделю или месяц.
Методику SMART впервые предложил американский консультант Джордж Т. Доран в 1981 году в статье «S.M.A.R.T. — способ описания управленческих целей и задач».
Описание каждого критерия SMART задачи подробно
Конкретная (англ. Specific), сокращённо произносится «S».
Задача по SMART должна быть конкретной, что увеличивает вероятность ее выполнения. Понятие «Конкретный» означает, что при постановке задачи точно определен результат, который Вы хотите достичь. Сформулировать конкретную задачу поможет ответ на следующие вопросы:
Пример вопросов для постановки конкретной SMART-задачи:
- Какой конкретный результат должен быть достигнут?
- Зачем выполняется задача? Какую цель она поддерживает?
- Кто отвечает за выполнение и кто может быть вовлечен?
Измеримая (англ. Measurable), сокращённо произносится «M”
Задача по SMART должна быть измеримой, чтобы можно было оценить прогресс и достижение результата. Измеримость задачи позволяет определить конкретные критерии успеха или прогресса, а также установить количественные или качественные показатели для оценки.
Пример вопросов для постановки измеримой SMART-задачи:
- По какому критерию будет оцениваться результат?
- Какое значение показателя означает успешное выполнение задачи?
- Как отслеживать прогресс по ходу выполнения?
Достижимая (англ. Achievable), сокращённо произносится «A»
Задача по SMART должна быть достижимой, так как реалистичность выполнения задачи влияет на мотивацию исполнителя. Если задача не является достижимой — вероятность ее выполнения будет стремиться к нулю. Достижимость задачи определяется на основе собственного опыта с учетом всех имеющихся ресурсов и ограничений.
Пример вопросов для постановки достижимой SMART-задачи:
- Можно ли выполнить задачу в установленные сроки с текущими ресурсами?
- Какие возможные препятствия могут повлиять на результат?
- Есть ли у исполнителя (или команды) достаточные знания и опыт?
Релевантная (англ. Relevant), сокращённо произносится «R»
Задача по SMART должна быть актуальной и иметь значение в контексте общих стратегических или личных задач. Она должна быть связана с текущими потребностями и приоритетами, чтобы иметь влияние и релевантность для желаемых результатов.
Пример вопросов для постановки релевантной SMART-задачи:
- Как задача связана с ключевыми целями бизнеса или сотрудника?
- Какое влияние окажет выполнение задачи на итоговый результат?
- Почему именно сейчас стоит заниматься этой задачей?
Ограниченная по времени (англ. Time-bound),сокращённо произносится «T»
Задача по SMART должна быть ограничена во времени, а значит должен быть определен финальный срок, превышение которого говорит о невыполнении ее. Установление временных рамок и границ для выполнения задачи позволяет сделать процесс управления контролируемым. При этом временные рамки должны быть определены с учетом возможности выполнения задачи в установленные сроки.
Пример вопросов для постановки ограниченной по времени SMART-задачи:
- Какой крайний срок выполнения задачи?
- Насколько реалистичен этот срок с учетом объема работы и ресурсов?
- Нужно ли установить промежуточные этапы или контрольные точки?
Пример задачи поставленный по SMART
SMART-задача:
Заключить договор отсрочки с ООО «Газпром Нефть» на оказание транспортно-экспедиционных услуг в соответствии с нашей формой договора. Условия: отсрочка 30 календарных дней с момента оказания услуги, кредитный лимит — 2 000 000 рублей. Срок — до 30 сентября 2023 года.
S — Конкретная:
- Клиент (ООО «Газпром Нефть»),
- Цель (подписание договора отсрочки),
- Условия (отсрочка 30 дней, лимит 2 млн рублей).
M — Измеримая:
- Условие отсрочки в 30 календарных дней будет зафиксировано в тексте договора.
- Параметр кредитного лимита (2 000 000 рублей) подлежит включению в согласованную версию договора.
- Выполнение задачи контролируется по факту подписания договора не позднее 30 сентября 2023 года.
A — Достижимая:
- У нас есть типовая форма договора, юридическая экспертиза и команда, способная вести переговоры с корпоративными клиентами.
- Условия отсрочки и лимита соответствуют стандартной практике клиента и не противоречат нашей кредитной политике.
- Срок до 30 сентября позволяет пройти все этапы согласования: от первичного обсуждения до финального подписания.
R — Релевантная:
- Задача направлена на установление долговременного контракта с ключевым клиентом — ООО «Газпром Нефть», что соответствует приоритету на развитие корпоративного сегмента.
- Предоставление отсрочки и кредитного лимита — это необходимое условие для входа в пул поставщиков клиента и начала регулярных отгрузок.
- Заключение договора открывает доступ к крупным заказам и закладывает основу для стабильной загрузки на срок от 6 месяцев и более.
T — Ограниченная по времени:
- Крайний срок выполнения задачи — подписание договора с клиентом не позднее 30 сентября 2023 года.
- Промежуточные этапы:
до 15 сентября — согласование условий с клиентом;
до 25 сентября — завершение юридического согласования и подготовка финальной версии договора. - Наличие конкретных дат позволяет контролировать выполнение задачи по этапам и обеспечить соблюдение общего срока.
Вывод
Постановка задач по методологии SMART является отличным инструментом как для менеджеров по продажам и других сотрудников компании. SMART-подход способствует более эффективному планированию, оценке прогресса и достижению результатов. Каждый сотрудник должен использовать эту методологию, чтобы улучшить свою работу, сфокусироваться на важных задачах и быть результативнее.
