Во многих B2B-компаниях продажи до сих пор держатся на холодных звонках, личных связях и прямых переговорах.
При этом тендеры часто воспринимаются как нечто бюрократическое, сложное и «не для нас».
На практике всё наоборот: правильно выстроенный тендерный процесс может стать устойчивой частью коммерческой стратегии и одним из самых предсказуемых каналов продаж.
Почему тендеры — стратегический канал
Тендеры обеспечивают прозрачность сделок, стабильность потока заказов и возможность долгосрочного планирования.
В зрелых моделях бизнеса доля продаж через тендеры достигает 30–40%, а в некоторых отраслях — до 90%.
Главное — перестать воспринимать тендеры как «дополнительную активность».
Это такой же канал продаж, просто со своими правилами.
Когда процесс участия в тендерах встроен в CRM, связан с аналитикой и учитывается в KPI отдела продаж, он перестаёт быть хаотичной историей и превращается в управляемый, прогнозируемый инструмент роста.
Роли и структура тендерного процесса
Чтобы тендерное направление работало как система, а не набор случайных подач, в компании должен быть выделен ответственный — тендерный менеджер.
Основные функции тендерного менеджера
1. Поиск и отбор процедур.
Формирует «портрет» идеальной закупки, анализирует рынок и находит все потенциально релевантные тендеры. Его задача — обеспечить поток возможностей для отдела продаж.
2. Подготовка и подача заявок.
Собирает и оформляет документы, ведёт переписку с заказчиками, уточняет условия и требования. Это снижает риск технических ошибок и отклонений.
3. Сопровождение процедуры.
Контролирует этапы тендера: участие в переторжках (если предусмотрено), отслеживание статусов, получение протоколов и фиксацию результатов в CRM.
4. Взаимодействие с отделом продаж.
Работает под руководством РОПа или коммерческого директора.
Важно понимать: тендерный менеджер не заменяет продавцов. Он обеспечивает механику участия, а продавцы отвечают за экономику, условия и коммерческий результат.
Типичная ошибка
Многие компании нанимают тендерного менеджера и просто «ждут побед». Это стратегическая ошибка.
Тендерный менеджер — это операционный и аналитический узел, а не центр прибыли. Он отвечает за поиск, анализ и подготовку документации. Коммерческое решение — участвовать или нет, определяет отдел продаж и руководство.
Эффективность появляется только при разделении ролей и регулярной коммуникации. Тендерный менеджер ищет и готовит, а продажи оценивают и принимают решение.
Вместе они формируют живой, управляемый канал привлечения заказчиков, а не «лотерею с заявками».
Этап 1. Организация поиска и регистрации
Перед началом активной работы важно создать технический и организационный фундамент — систему поиска, регистрации и документального сопровождения. Без этого невозможно обеспечить стабильность и масштабируемость процесса.
1.1. Выбор инструмента мониторинга
Первый шаг — выбрать надежный сервис для поиска и мониторинга закупок. На практике наиболее эффективными являются специализированные агрегаторы, такие как СБИС, Тендерплан, Saby Trade и Контур.Закупки, которые охватывают процедуры по 44-ФЗ, 223-ФЗ, а также коммерческие тендеры.
Критерии выбора:
- Широкий охват площадок — агрегатор должен собирать как можно больше данных с различных площадок, включая 44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческие тендеры. Идеальный сервис охватывает свыше 200 площадок, чтобы обеспечить максимальное количество релевантных закупок.
- Интуитивно понятный интерфейс — удобный интерфейс с возможностью быстрого поиска, фильтрации и сортировки тендеров по ключевым критериям (сумма, срок, регион и т. д.).
- Интеграция с CRM и BI-системами — возможность интеграции с вашими внутренними системами для автоматизации аналитики и упрощения обработки данных. Это позволяет быстро получать инсайты и улучшить стратегические решения.
- Аналитика и отчетность — наличие инструментов для глубокого анализа тендеров, включая отчеты по экономии бюджета, срокам, конкурентам и результатам, что помогает принимать обоснованные решения.
- Обновления в реальном времени — агрегатор должен предоставлять информацию о тендерах и изменениях на площадках в режиме реального времени, чтобы не упустить важные возможности.
1.2. Подготовка и регистрация
— Регистрирует компанию на ключевых электронных площадках;
— Получает ЭЦП и ключи доступа;
— Готовит шаблоны документов — КП, доверенности, письма, формы участия;
— Формирует базовый пакет уставных документов для ускоренной подачи заявок.
Результат этапа
На этом шаге формируется устойчивая система поиска и регистрации, которая обеспечивает:
— Полный охват релевантных закупок;
— Готовность к подаче заявок без задержек;
— Управляемый поток тендеров в CRM или внутреннюю базу.
Этап 2. Настройка внутреннего процесса и регламента
Когда система поиска готова, следующий шаг — наладить внутренний ритм: роли, согласования и порядок коммуникаций.
2.1. Роли и зоны ответственности
— Тендерный менеджер — поиск, квалификация и подготовка пакета документов.
— Отдел продаж — оценка целесообразности участия, расчёт цены и взаимодействие с заказчиком
— Руководитель направления / коммерческий директор — утверждение ценовой стратегии и финальное решение по участию.
2.2. Критерии этапов процесса тендера в CRM:
- Новая процедура
На этом этапе тендер только поступает в CRM-систему и ожидает анализа. Менеджеры и тендерный менеджер совместно проводят квалификацию, определяют, подходит ли тендер для участия, и готовят к дальнейшей работе. Процедура еще не закреплена за конкретным исполнителем. - Процедура распределена
Тендер назначается на исполнителя (менеджер отдела продаж или тендерный менеджер). Распределяются обязанности по подготовке и подаче заявки. Если клиент уже был закреплен за конкретным сотрудником, он автоматически назначается на этот этап. Процедуры переходят на этап «распределено» после повторной квалификации менеджером. - Процедура подана
Заявка подана на площадку, и процесс переходит в ожидание решения. Тендер остается на этом этапе до завершения подачи заявок, даже если заявка была подана за день до окончания срока. - В ожидании решения
Прием заявок завершен, но протоколы еще не опубликованы. Тендер находится в статусе ожидания результатов, пока не будет принято решение (например, «на проверке» или «в ожидании решения»). - Закрыто и нереализовано
Тендер завершен без победы, или процедура не прошла. Причины могут быть разные: недостаточность документации, ошибки в подаче заявки, высокая конкуренция. - Закрыто и реализовано
Тендер завершен с победой, контракт подписан, проект начат. Это этап завершения успешного тендера, где все обязательства выполнены.
2.3. Регламент коммуникаций и сроков
Для обеспечения качества работы и соблюдения сроков в процессе участия в тендерах важно установить четкие внутренние регламенты, которые будут отражать обязательства и стандарты на каждом этапе:
- Реакция на новый тендер — в течение 4 рабочих часов с момента поступления информации о тендере. Это позволяет оперативно оценить и начать работу по тендеру.
- Решение об участии — не позднее 1 рабочего дня. Оценка тендера и принятие решения о целесообразности участия должны быть завершены быстро и эффективно.
- Подача заявки — не позднее чем за 1 день до крайнего срока подачи заявок. Это минимизирует риски, связанные с возможными техническими сбоями или недочетами в документах.
- Фиксация результата — в течение 24 часов после публикации итогов тендера. Важно фиксировать результаты как можно быстрее, чтобы оперативно двигаться дальше, независимо от результата.
- Контроль выполнения обязательств — на протяжении всего процесса (от подачи заявки до подписания контракта) соблюдаются внутренние сроки и контроль за выполнением обязательств, чтобы обеспечить завершение всех этапов в срок.
2.4. Единая база данных
Вся информация о тендерах должна быть собрана в одном месте — это может быть CRM-система, таблица или другая удобная платформа. Важно, чтобы база данных была всегда актуальной и содержала полную информацию по каждой процедуре:
— Статус процедуры — всегда актуальный, чтобы не упустить важные моменты на любом этапе.
— Причины закрытия или неучастия в тендере — детализированные записи о причинах, по которым процедура была закрыта без победы или не была выбрана для участия, помогают анализировать ошибки и улучшать стратегию в будущем.
5. Результат этапа
После внедрения регламента компания получает:
— прозрачный процесс участия;
— минимизацию ошибок и задержек;
Этап 3. Аналитика и управление эффективностью
Аналитика — основа устойчивости тендерного канала.
Регулярный анализ данных показывает, где теряются тендеры, что работает, а что требует доработки.
3.1. Цели аналитики
— Выявлять узкие места (поиск, подача, ценообразование);
— Измерять эффективность команды;
— Определять клиентов и категории с наибольшей отдачей;
3.2. Ключевые показали для сбора и анализа
— Количество найденных тендеров — общий поток;
— Количество отобранных и переданных в продажи — фильтрация;
— Количество поданных заявок — активность участия;
— Конверсия из найденных в поданные — качество взаимодействия;
— Количество выигранных процедур — результативность;
— Win-rate — доля побед от всех заявок;
— Охват по клиентам — число уникальных заказчиков;
— Причины отказов — по типам (ценовые, документальные, технические).
3.3. Отчетность в тендерном направлении
Использование CRM или BI-систем (таких как Power BI, Data Studio и другие) позволяет создать панель мониторинга, которая отображает текущую ситуацию по тендерам в реальном времени. Такая панель должна предоставлять информацию о воронке и конверсиях, динамике на разных стадиях, а также показывать топ заказчиков и площадок с наибольшим потенциалом. Важно также включать данные о причинах проигрышей и количестве выигрышей, чтобы можно было оперативно анализировать, что работает, а что требует изменений. Эта система не только помогает отслеживать текущие показатели, но и позволяет выявлять запаздывающие индикаторы, которые требуют внимания. Тендерное направление генерирует большое количество информации о тендерах, конкурентах, ценах и заказчиках, и правильно настроенная аналитика позволяет принимать управленческие решения на основе фактов, а не интуиции, что значительно повышает эффективность работы.
3.4. Результат этапа
После внедрения аналитики компания получает:
— Прозрачную систему управления;
— Контроль загрузки и эффективности;
Возможность принимать решения на данных, а не на интуиции.
Этап 4. Практические рекомендации
Этот раздел — набор прикладных приёмов, проверенных в ежедневной тендерной работе.
Они помогают ускорить процесс, избежать типичных ошибок и повысить результативность участия.
I. Работа с заказчиком
— Работа на опережение. Важно выявлять процедуры у заказчиков до их публикации, чтобы заранее готовиться и опережать рынок. Это даст вам конкурентное преимущество, позволяя не только подготовиться к тендеру раньше других, но и уточнить условия, что может сыграть ключевую роль в победе.
— Обсуждение условий. Условия в ТЗ, как правило, не являются критичными, особенно в коммерческих тендерах. Часто ставка делается на цену, и даже если в запросе указаны условия, которые вам не подходят, такие как длительная отсрочка, это не всегда станет препятствием для участия. Важно понимать, что многие детали могут быть обсуждаемыми и адаптируемыми в процессе переговоров.
— Коммуникация. Контакт с заказчиком до публикации тендера помогает снизить риски и укрепить отношения, создавая условия для более успешного участия в будущем.
— Проверка надежности. Анализируйте финансовое состояние заказчика, его судебные дела и возможность использования факторинга, чтобы убедиться в стабильности и платежеспособности партнера.
— Работа над охватом. Расширяйте пул заказчиков, чтобы не зависеть от 1-2 крупных клиентов. Это помогает диверсифицировать риски и обеспечить более стабильный поток тендеров.
— Проверка концентрации проигрышей. Если за 10 заявок подряд не было побед, это сигнал для пересмотра стратегии. Анализируйте ошибки и улучшайте подход к участию.
— Корректировка стратегии. После первых 30 процедур пересмотрите стратегию: анализируйте опыт, обновляйте фильтры, корректируйте цены и критерии отбора, чтобы повысить эффективность участия.
II. Подготовка и документация
— Готовые пакеты документов. Держите актуальные шаблоны и справки под рукой, чтобы ускорить процесс подачи заявок и избежать задержек.
— Перепроверка ЭЦП. Перед подачей заявки убедитесь, что электронная подпись и доступы действительны, чтобы избежать отказов из-за формальностей.
— Контроль изменений. Следите за обновлениями извещений и ТЗ после публикации, чтобы оперативно реагировать на изменения и не упустить важные детали.
— Финансовые расходы. Снижайте затраты на тендерные процедуры, выбирая выгодные тарифы на торговых площадках и применяя банковские гарантии для уменьшения финансовой нагрузки.
— Обеспечение доступа к торговым площадкам. Убедитесь, что ключи доступа есть как у тендерного менеджера, так и у РОПа, чтобы обеспечить оперативность и контроль на всех этапах.
— Поиск закрытых тендеров. Если клиент упоминает закрытые тендеры, не игнорируйте их — исследуйте возможность участия и начинайте работу с ними на ранней стадии.
III. Аналитика и стратегия участия
— Анализ планов закупок. Изучайте планы закупок заказчиков, чтобы выявлять возможные тендеры на ранней стадии и готовиться к ним заранее. Это поможет получить преимущество, пока другие еще не начали подготовку.
— Анализ конкурентов. Отслеживайте типичных участников тендеров и их ценовые стратегии. Это позволит понять, как конкуренты ориентируются на цены и условия, и выработать более конкурентоспособное предложение.
— Оценка маржинальности. Всегда рассчитывайте экономику каждого тендера и фиксируйте стоп-цену, при которой участие в тендере будет выгодным. Это помогает избежать ошибок при подаче заявок на невыгодные условия.
— Фиксация причин отказов. Систематизируйте все причины отказов от тендера и анализируйте ошибки, чтобы обновить шаблоны и минимизировать их повторение в будущем.
— Отслеживание конкурентов. Регулярно анализируйте победы конкурентов и их активных заказчиков. Это поможет вам выявить их сильные стороны и найти возможности для улучшения собственных предложений.
— Систематизация открытых данных. Сохраняйте и анализируйте опубликованные протоколы и цены, чтобы использовать эту информацию при подготовке к будущим тендерам. Открытые данные могут стать важным источником для формирования ценовой стратегии.
Заключение
Тендерное направление — это не просто дополнительная активность, а полноценный канал продаж, который требует системного подхода и постоянной работы над улучшением. Главное — это структура, четкое распределение ролей и анализ данных. Когда процесс работы с тендерами организован правильно, победы перестают быть случайными и становятся частью устойчивой бизнес-стратегии.
Рекомендация: Зарегистрируйтесь в Контур.Закупки — воспользуйтесь бесплатным пробным периодом и начните мониторить свою нишу. Это даст вам хорошее представление о текущих возможностях, а затем можно будет переходить к более глубокому анализу и оптимизации процессов. В дальнейшем мы подробнее рассмотрим автоматизацию тендерного направления, создание портрета заявки и другие важные моменты.
